Uno dei compiti fondamentali per un Family Office è quello di realizzare dei protocolli di comunicazione tra i diversi membri della famiglia ed i suoi stakeholders. Si dovrà considerare il piano di comunicazione già in essere, aggiungendo dei nuovi obiettivi e tenendo sotto constante monitoraggio i risultati, così da poter capire le dinamiche che si creano.
La comunicazione dovrebbe essere attiva, coinvolgente e di ampio spettro, non dovrebbe limitarsi unicamente a delle formalità periodiche con passaggio di report finanziari.
Esaminare il piano di comunicazione in essere tra i membri della famiglia ed i suoi vari stakeholders è il processo più critico; tuttavia, sarà quello cruciale che avrà come risultato il “cosa” comunicare ed il “come” farlo, sia internamente che esternamente alla famiglia.
Per fare ciò il Family Office dovrà collaborare con la persona o le persone riconosciute come “capo-famiglia”, alfine di individuare innanzitutto CHI includere in questo processo di comunicazione (ad esempio: nuova generazione, le controparti divorziate, suoceri, famiglia acquisita ecc.); una volta stabilito il CHI si procederà con l’identificazione del PERCHE’ ed infine al COME.
La qualità della comunicazione che vogliamo trasmettere è fondamentale, le seguenti domande chiavi sono essenziali per un giusto approccio nella redazione dei protocolli di comunicazione:
- L’attuale piano di comunicazione fornisce informazioni adeguate sulla situazione finanziaria della famiglia?
- Cosa succede nel caso di morte improvvisa del “capo-famiglia”?
- Le comunicazioni fornite dal Family Office sono di ispirazione alle generazioni più giovani nel realizzare gli obiettivi del “capo-famiglia”?
- Le comunicazioni alla famiglia vengono trasmesse nella forma giusta, ad esempio se pensiamo alla nuova generazione, sono trasmesse utilizzando un giusto approccio e nella giusta frequenza?
- Qual è il riscontro dei singoli membri della famiglia nell’essere coinvolti negli affari della famiglia e del Family Office?
- C’è una adeguata comunicazione con gli stakeholders quali consulenti, avvocati, consulenti fiscali ecc.?
- ed altre.
L’implementazione di un corretto protocollo di comunicazione aiuta il Family Office a comprendere gli obiettivi della famiglia, a capire come si vuole raggiungerli ed in che modo.
Durante il processo di attuazione il Family Office deve essere in grado di identificare i seguenti elementi chiave:
- Definire gli obiettivi:
Chi siamo e cosa vogliamo diventare come famiglia?
- Valutazione:
Dove siamo oggi in riferimento ai nostri obiettivi?
- Definire una road map:
Dove vogliamo arrivare e come vogliamo arrivare?
- Implementazione:
Cosa abbiamo bisogno per implementare il protocollo di comunicazione?
- Monitoraggio:
Come stiamo procedendo con il nostro protocollo di comunicazione e che eventuali modifiche possiamo apportare?
Un solido protocollo di comunicazione ed il coinvolgimento del “capo-famiglia” sono fattori cruciali di un buon successo per qualsiasi Family Office. Trovare la giusta tempistica ed i metodi di comunicazione corretti sono ancora più importanti quando le dimensioni della famiglia crescono e le operazioni diventano più complesse. Ciononostante, indipendentemente dalle dimensioni della famiglia, un solido protocollo di comunicazione aiuterà il Family Office a raggiungere gli obiettivi prefissati anche in un momento di eventuale difficoltà.
Fidinam & Partners
*Fonte: The Family Office, William I Woodson and Edward V. Marshall.
