Emergenza Covid-19: la nuova veste dell'assemblea societaria

Gli adempimenti normativi e la gestione delle adunanze assembleari ai tempi del Coronavirus: approvazione posticipata dei bilanci 2019 e adozione di modalità alternative per l’esercizio del diritto di voto.

A causa del dichiarato stato di emergenza conseguente all’epidemia da COVID-19, il Legislatore italiano è dovuto intervenire per regolare i cd. “adempimenti societari” e, tramite un’apposita previsione normativa contenuta all’art. 106 del Decreto Legge n. 18/2020, detta nuove disposizioni relative al funzionamento dell’organo assembleare, anche in deroga alla disciplina civilistica o statutaria.

Più nel dettaglio, con l’obiettivo di agevolare l’attività delle imprese seppur con tutte le restrizioni in materia di assembramenti nel medesimo luogo, il Legislatore si è mosso su due fronti stabilendo che:

  • le assemblee annuali possono essere convocate nel termine più ampio di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio;
  • le riunioni assembleari possono svolgersi senza la presenza fisica dei soci in un unico luogo, e le modalità di intervento ed esercizio del diritto di voto può avvenire mediante specifici strumenti che ne consentano lo svolgimento.

Per espressa previsione normativa, tali disposizioni si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020, a meno che lo stato di emergenza sul territorio nazionale dovesse perdurare dopo tale data; in quest’ultimo caso, le disposizioni in esame manterrebbero vigore per lo stesso periodo temporale.

Termini di svolgimento delle assemblee per l’approvazione dei bilanci

A tal proposito, il Governo attribuisce alle società la facoltà di convocare l’assemblea ordinaria entro il termine più ampio di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, ovvero entro il prossimo 28 giugno.

La nuova previsione deroga sia alla disciplina civilistica (che detta un termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio con possibilità di proroga fino a 180 giorni) che, se esistenti, alle prescrizioni statutarie.

Ai sensi dell’art. 106 del DL 18/2020, l’utilizzo del termine più ampio non deve essere motivato da parte della società e rappresenta, per la stessa, una mera facoltà. Spetterà, cioè, alla società interessata decidere di fissare, in prima convocazione, l’assemblea entro il termine ordinario ovvero avvalersi dell’eccezionale deroga prevista dal D.L.

In ogni caso, in sede di approvazione del bilancio, si noti che - con riferimento ai soggetti con esercizio sociale coincidente con l’anno solare-, l’emergenza da Coronavirus non rientrerebbe tra i fatti successivi che devono essere recepiti nei valori di bilancio (poichè di competenza dell’esercizio 2020), ma, in considerazione della sua rilevanza, dovrebbe esser menzionata tra i fatti verificatisi dopo la chiusura dell’esercizio che devono essere illustrati in Nota integrativa.

Intervento in assemblea ed esercizio del diritto di voto

In aggiunta, il Decreto in esame autorizza lo svolgimento a porte chiuse delle assemblee ordinarie e straordinarie, consentendo alle società di prevedere, già negli avvisi di convocazione, il ricorso a quegli strumenti - quali il voto per corrispondenza, il voto elettronico, la partecipazione in assemblea con mezzi di telecomunicazione, il rappresentante designato - che permettono l’intervento in assemblea e l’espressione del diritto di voto senza la necessaria partecipazione fisica dei soci nel medesimo luogo.

Più precisamente, il Legislatore detta alcune regole di portata generale (comma 2) e altre specifiche per le singole tipologie della società interessate (commi 3, 4, 5, 6).

Secondo tali disposizioni normative, tutte le società di capitali possono consentire che l’assemblea si svolga, “anche esclusivamente”, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza, in ogni caso, la necessità che si trovino nel medesimo luogo.

Modalità di convocazione dell'assemblea

La previsione normativa citata sembrerebbe spingersi oltre la linea tracciata dalla recentissima massima n. 187/2020 del Consiglio notarile di Milano, che parrebbe riferirsi a un luogo di convocazione dell’assemblea. In pratica, sembrerebbe praticabile una convocazione dell’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione senza indicare alcun luogo di convocazione ma, eventualmente, limitandosi a precisare che si considera luogo di svolgimento dell’assise quello in cui si trova il segretario, che dovrà verbalizzare la riunione.

Oltre a ciò, con specifico riferimento alle srl, si tiene conto della peculiarità che consente loro l’espressione del voto mediante consultazione scritta o mediante consenso espresso per iscritto, anche in deroga alle disposizioni civiliste e statutarie.

Più precisamente, come chiarito dal documento elaborato da Assonime, tali modalità possono essere utilizzate anche quando:

  1. non siano previste dall’atto costitutivo;
  2. la decisione riguardi modifiche dell’atto costitutivo oppure decisioni relative a operazioni che comportino una sostanziale modifica dell’oggetto sociale o una rilevante modifica dei diritti dei soci o perdite del capitale superiore a un terzo;
  3. vi sia una richiesta di utilizzare la deliberazione assembleare da parte di amministratori o di un numero qualificato di soci.

Da ultimo, per quanto attiene alle società quotate, si facilita il ricorso all’istituto del “rappresentante designato” dalla società ed è ammessa la possibilità di prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato, cui possono essere conferite deleghe o subdeleghe in deroga al numero massimo previsto dalla normativa di settore.

Fidinam Italia

Fidinam Italia, attraverso i suoi esperti, offre servizi di consulenza in materia societaria e tributaria alle imprese in questa delicata fase. Contattateci per ricevere informazioni e assistenza.

 

Ricevi gli aggiornamenti via e-mail